Conséquences de la comptabilisation par composants sur la maintenance du patrimoine locatif

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Conséquences de la comptabilisation par composants sur la maintenance du patrimoine locatif
Le nouveau traitement des dépenses ultérieures
La provision pour gros entretien
Les principes de base de la provision pour gros entretien
Utilisation de la provision pour gros entretien
La maintenance du patrimoine locatif HLM
Définition de la maintenance locative
Typologie de la maintenance locative
La maintenance effectuée par la régie d’entretien
Le financement global de la maintenance locative

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Description

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Informations complémentaires

extrait

Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm . Conséquences de la comptabilisation par composants sur la maintenance du patrimoine locatif . Le nouveau traitement des dépenses ultérieures . La provision pour gros entretien . La maintenance du patrimoine locatif Hlm Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm . Le nouveau traitement des dépenses ultérieures L’avis du CNC n° – du juin introduit un nouveau traitement des dépenses ultérieures réalisées sur la patrimoine immobilier des entreprises Hlm. En effet, il convient maintenant de distinguer deux catégories de dépenses :  Les dépenses dites de « première catégorie » qui ont pour objet de modifier des installations ou de prolonger leur durée de vie ou de remplacer tout ou partie des immobilisations existantes. Ces dépenses ont un caractère d’immobilisations et ne peuvent plus être anticipées par le biais de provisions pour risques et charges. Ces dépenses de première catégorie comprennent notamment les travaux d’amélioration et les travaux de grosses réparations qui répondent à la définition des actifs. Nous l’avons vu précédemment, les dépenses de remplacement des éléments principaux d’immobilisations corporelles sont enregistrées en composants de ces immobilisations. Le remplacement d’un composant se traduit par l’enregistrement de deux opérations distinctes avec d’une part, la sortie du bilan de la valeur nette comptable de l’ancien actif remplacé et d’autre part, l’immobilisation du nouvel actif. Nous l’avons vu également, lorsque le composant remplacé n’a pas été identifié à l’origine, il convient de comptabiliser à l’actif le nouveau composant et de sortir un pourcentage du composant principal « structure » correspondant à la valeur nette comptable de l’élément remplacé.  Les dépenses dites de « deuxième catégorie » comprennent les dépenses ayant pour seul objet de vérifier le bon état de fonctionnement des installations et d’y apporter un entretien sans prolonger leur durée de vie au-delà de celle initialement prévue. Ces dépenses ont un caractère de charges d’exploitation et sont seules susceptibles de faire l’objet de provisions pour gros entretien. En conséquence, la provision pour grosses réparations est supprimée et une provision pour gros entretien (PGE) est créée. D’autre part, les dépenses de grosses réparations qui prolongeaient la durée de vie des immobilisations et qui étaient anticipées par le biais de la provision pour grosses réparations, sont désormais des dépenses de première catégorie. Elles ont un caractère d’immobilisations et bien sûr elles ne peuvent plus faire l’objet de provisions pour risques et charges. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Enfin, conformément au règlement CRC n° – du // relatif aux passifs, les provisions doivent correspondre à une obligation certaine ou suffisamment probable à la date de clôture d’un exercice. Ceci exclut donc les provisions calculées de manière forfaitaire. Les provisions pour charges demeurent néanmoins sous le nouveau vocable de « provision pour gros entretien ». Cette provision est réservée à des dépenses de deuxième catégorie, prévues dans les plans pluriannuels de travaux élaborés en application de lois, de règlements ou de pratiques constantes de l’entreprise Hlm. Le montant provisionné, ajusté à chaque exercice, devra être justifié par les coûts de ces programmes pluriannuels. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm . La provision pour gros entretien pages à .. Les principes de base de la provision pour gros entretien L’article – (alinéas et ) du règlement du CRC n° – relatif au Plan Comptable Général précise que « les dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien ou de grandes révisons en application de lois, règlement ou pratiques constantes de l’entreprise doivent être comptabilisées dès l’origine comme un composant distinct de l’immobilisation, si aucune provision pour gros entretien ou grandes révisions n’a été constatées. Sont visées, les dépenses d’entretien ayant pour seul objet de vérifier le bon état de fonctionnement des installations et d’y apporter un entretien sans prolonger leur durée de vie au-delà de celle prévue initialement, sous réserve de répondre aux conditions de comptabilisation de l’article -. La méthode de comptabilisation par composants de gros entretien ou de grandes révisions exclut la constatation de provisions pour gros entretien ou de grandes révisions ». Conformément à l’avis n° – du //, les entreprises Hlm ont donc le choix pour comptabiliser leurs dépenses d’entretien entre deux méthodes :  les dépenses d’entretien qui font l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien peuvent faire l’objet de provisions pour gros entretien constituées sur la base des coûts des programmes pluriannuels  les dépenses d’entretien qui ne font pas l’objet de programmes pluriannuels de gros entretien en application de lois, règlement ou pratiques de l’entreprise Hlm sont comptabilisées en charges au fur et à mesure de leur réalisation. Tel est le cas généralement des contrats d’entretien. En conséquence, les provisions pour dépenses de gros entretien doivent donc être justifiées par un plan pluriannuel d’entretien. Le Conseil d’Administration arrête le montant de la provision pour gros entretien correspondant au montant des travaux identifiés dans le plan pluriannuel, établi :  immeuble par immeuble ou groupes d’immeubles  par catégories de travaux ou nature d’intervention  par année. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Il convient, en conséquence, de réactualiser chaque année le plan pluriannuel à tous les niveaux :  mise à jour de la nature des interventions immeuble par immeuble ou groupes d’immeubles  mise à jour de la date d’intervention  mise à jour du montant des travaux. En fonction de la politique d’entretien décidée par l’entreprise Hlm, le montant de la provision pour gros entretien correspondra aux montants des dépenses de gros entretien prévues pour les deux à cinq prochaines années du plan établi dans les conditions précitées. La provision pour gros entretien ne peut présenter un solde débiteur. .. Utilisation de la provision pour gros entretien Le règlement sur les passifs – du // précise que pour chaque catégorie de provision pour risques et charges, une information doit être fournie sur :  la valeur comptable de la provision à l’ouverture et à la clôture de l’exercice  les provisions pour risques et charges constituées au cours de l’exercice  les montants utilisés au cours de l’exercice  les montants non utilisés repris au cours de l’exercice. Le plan pluriannuel d’entretien devant être actualisé à chaque clôture d’exercice, le montant de la provision pour gros entretien doit être ajusté en conséquence. La provision pour gros entretien est ainsi susceptible d’être affectée de mouvements différents :  elle augmente par le biais d’une nouvelle dotation en cas de travaux supplémentaires  elle diminue par le biais d’une reprise pour les montants utilisés  elle diminue aussi en cas de reprise de provision devenue sans objet. Le solde de la provision inscrite au passif indique donc toujours et uniquement le montant des provisions disponibles pour gros entretien.. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Schéma . : Mécanisme général de la provision pour gros entretien BILAN actif + passif provision GE compte : provisions pour gros entretien – COMPTE DE RÉSULTAT charges produits gros entretien dotation aux provisions pour gros entretien dotation PGE reprise sur PGE reprise sur provisions pour gros entretien Les reprises annuelles effectuées constatent la consommation définitive d’une partie ou de la totalité de la provision pour gros entretien. Les dotations annuelles constatent donc la réalisation dans un futur immédiat du plan pluriannuel de gros entretien. Dans l'exemple ci-dessous d'une entreprise Hlm sans régie d'entretien, la reprise sur la provision pour gros entretien effectuée pour financer les dépenses de gros entretien est de T alors que les dépenses de gros entretien sont comptabilisées en à hauteur de € en charges. La provision diminue de € décomposés à hauteur de :  € par le biais d’une reprise pour les montants de gros entretien comptabilisé en Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm  € par le biais d’une reprise de provision devenue sans objet en ( – ) La provision au bilan augmente de € en pour les travaux de gros entretien sur biens immobiliers locatifs évalués en à partir du plan pluriannuel d’entretien et à réaliser en . BILAN AU // actif passif Provision gros entretien BILAN AU // actif passif Provision gros entretien provision disponible fin + dotation PGE exercice – reprise PGE exercice Provision disponible fin – COMPTE DE RÉSULTAT charges Gros entretien Dotation provision GE produits Reprise sur PGE La provision disponible pour gros entretien à la fin de l'exercice est donc égale à la somme suivante : provision disponible // + dotation à la provision de l'exercice – reprise sur provision pour financer les GE = provision disponible au // T + T – T = T On en déduit aussi le coût net de la maintenance locative de l'exercice : gros entretien de l'exercice + dotation à la provision pour gros entretien – reprise sur provision de l'exercice = coût net de la maintenance de l'exercice T + T – T = T Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Les travaux de gros entretien réalisés par une régie peuvent être inclus dans la base de la reprise dans la mesure où les fournitures et la main d'œuvre concernées sont clairement identifiées par la comptabilité analytique. Voir le paragraphe … suivant. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm . La maintenance du patrimoine locatif Hlm .. Définition de la maintenance locative pages à Il est souvent utile, pour une entreprise Hlm, d'évaluer le coût de la maintenance non récupérable de l'activité locative, ceci indépendamment des dépenses de première catégorie et indépendamment de la maintenance réalisée sur les biens propres de l'entreprise Hlm. Sont en effet exclus de cette analyse :  les dépenses dites de « première catégorie » (amélioration ou renouvellement de composants) qui ont pour objet de modifier des installations ou de prolonger leur durée de vie ou de remplacer tout ou partie des immobilisations existantes. Ces immobilisations sont des dépenses susceptibles d'apprécier la valeur de l'immeuble ou sa rentabilité. Ces dépenses doivent être portées à l'actif du bilan, en contrepartie de financements particuliers destinés à couvrir tout ou partie de ces dépenses tels que les emprunts, les subventions et les capitaux propres de l'entreprise Hlm, à l'exclusion de toute provision pour risques et charges (provision pour gros entretien).  les charges de maintenance et les autres travaux d'entretien et réparations non liés au patrimoine locatif. Ces charges ne sont pas récupérables auprès des locataires. Dans la pratique, ces dépenses regroupent intégralement et exclusivement les dépenses d'entretien engagées par l'entreprise Hlm pour son propre compte sur des biens immobiliers (entretien réalisé dans les bâtiments administratifs) et sur des biens mobiliers (entretien des véhicules, entretien informatique…). La typologie de la maintenance locative présentée ci-après repose pour l’essentiel sur des critères juridiques et comptables, sans oublier en arrière plan la nature technique de l'intervention. … Typologie de la maintenance locative La maintenance locative proprement dite est constituée des travaux d'entretien et de réparations sur les biens immobiliers locatifs. Ces travaux ont pour objet de conserver les immeubles locatifs dans de bonnes conditions d'utilisation ou à remettre ces biens en bon état d'utilisation et ceci sans que leur valeur à l’actif soit augmentée. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Ces dépenses d'entretien et de réparations sont comptabilisées en charges, au compte de résultat. En charges du compte de résultat, la maintenance locative est enregistrée en fonction de sa nature. Seuls sont donc comptabilisés à ces postes les travaux effectués par des entreprises extérieures à l'entreprise Hlm. On distingue deux catégories de dépenses de maintenance locative :  l'entretien et les réparations courants sur biens immobiliers locatifs  les dépenses de gros entretien sur biens immobiliers locatif. Le respect de cette ventilation par nature est essentiel puisque la base de la reprise sur la provision pour gros entretien est constituée exclusivement des seules dépenses de gros entretien. Une ventilation erronée peut donc perturber le résultat comptable de l'entreprise Hlm. Les travaux d'entretien et de réparations courants sur biens immobiliers locatifs ont généralement une périodicité inférieure ou égale à un an. Il s'agit souvent de petites réparations entraînées par la nécessité de la maintenance et de la gestion courante du patrimoine locatif. En principe, leur volume se maintient à un niveau relativement stable dans le temps. Une partie de ces dépenses est récupérable auprès des locataires occupants dans le cadre du décret – du // relatif aux réparations locatives en parties privatives. Ces travaux d'entretien et de réparations courants peuvent être analysés à trois niveaux :  les travaux d’entretien courant et de menues réparations sur les locaux et équipements à usage privatif du locataire occupant. Ils sont à la charge de l’occupant en tant que réparations locatives. Ils peuvent être engagés par le gestionnaire pour le compte du locataire, avec refacturation à ce dernier. Le décret – du // en précise le domaine d’application.  les travaux constituant des charges récupérables sur le locataire occupant. Ils concernent des éléments d’usage communs ou privatifs. Leur champ d’application est fixé par le décret – du //. La liste de ces charges est limitative et les coûts correspondants sont refacturables au locataire occupant sur justification (refacturation égale aux coûts).  les travaux d’entretien courant et de menues réparations sur locaux et équipements d’usage commun. Ils sont assurés et supportés par le gestionnaire dans le respect des normes, réglementation en vigueur et des règles de l’art. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Les dépenses de gros entretien sur biens immobiliers locatifs se distinguent de l'entretien courant par leur importance et leur nature : elles correspondent généralement à des travaux programmables, destinés au maintien ou à la remise à neuf d'éléments non essentiels d'un immeuble, détériorés par l'usure. Ces dépenses entrent dans le cadre de programmes pluriannuels d'entretien systématique. La périodicité de ces travaux est pluriannuelle ou pour la moins supérieure à un an. Sinon, ils constitueraient des dépenses d'entretien courant. Les coûts programmés de gros entretien peuvent être provisionnés (dotation aux provisions pour gros entretien) et donnent lieu à reprise (reprise sur provisions pour gros entretien). La liste indicative de dépenses de gros entretien pouvant faire l’objet de provisions pour gros entretien est la suivante :  travaux d’entretien des couvertures et traitement des charpentes  travaux d’entretien des descentes d’eaux usées et pluviales  travaux de peinture des façades, traitement, nettoyage (hors ravalement avec amélioration)  travaux de réparation des menuiseries  travaux de peinture des parties communes et menuiseries  travaux de remplacement des équipements intérieurs des logements occupés ou de ceux vacants dans un immeuble à taux de rotation supérieur au taux de rotation moyen de l’entreprise Hlm et à la condition d’être inscrits dans le plan pluriannuel d’entretien (hors opérations lourdes de remplacement de la plomberie et des sanitaires relevant du remplacement de composant)  travaux d’entretien des aménagements extérieurs  travaux importants d’entretien des équipements chaudières, électricité)  curage des égouts  travaux d’élagage  etc… (sur ascenseurs, Les dépenses récurrentes telles que celles relatives aux contrats d’entretien ou aux remises en état des logements, bien que constituant des dépenses de Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm gros entretien, n’entrent pas dans l’assiette de la provision pour gros entretien. C’est le cas notamment des redevances annuelles des contrat d’entretien, du type P-PR par exemple dans les contrats de chauffage, à comptabiliser en dépenses de gros entretien sur biens immobiliers locatifs mais qui ne peuvent en aucun cas donner lieu à provision pour gros entretien. En effet, les principes de ces types de contrat consistant précisément à annualiser sur la durée du contrat une dépense pluriannuelle, il n’est donc pas opportun des les inclure dans la provision pour gros entretien. S’agissant des contrats de maintenance de type PR qui prévoient de manière explicite le remplacement, par exemple de la chaudière et non les remplacements de pièces (brûleurs,…), sur la durée du contrat en cas de défaillance technique ou à l’issue du contrat, moyennant le paiement d’une redevance annuelle sur la durée du contrat, il paraît inopportun d’isoler un composant « chauffage collectif » pour les immeubles locatifs faisant l’objet de ces contrats. En effet, en cas de création d’un composant « chauffage collectif », l’entreprise Hlm enregistrerait alors une double charge concernant le coût du remplacement de la chaudière :  celle concernant l’amortissement par composant sur une durée de à ans  celle concernant la comptabilisation de la redevance annuelle qu’il convient d’inscrire aux postes sous-traitance générale (travaux relatifs à l’exploitation) ou entretien et réparations. Ne pas créer le composant « chauffage collectif » permettra de minimiser l’impact de la double charge par un amortissement sur la durée du composant « structure ». … La maintenance effectuée par la régie d'entretien La typologie de la maintenance présentée ci-dessus repose sur un classement comptable des charges par nature (achats, consommations, amortissements…) et non par destination (coût de la fonction recouvrement, coût du système d'information…). En conséquence, le coût d'un service, d'une fonction ou d'une activité se trouve comptablement réparti entre plusieurs lignes de charges par nature et n'apparaît pas distinctement. Seule la comptabilité analytique permet d'évaluer et de suivre le coût d'une activité au sein d'une entreprise Hlm. Dès lors, pour une entreprise Hlm qui réalise elle-même des travaux de maintenance locative, le coût de ce service interne de maintenance (régie, service d’entretien, personnel d’entretien et charges connexes…) n'apparaît pas à la lecture directe du compte de résultat, puisque seuls les travaux facturés par Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm des entreprises extérieures peuvent être inscrits dans les comptes comptables d'entretien, de gros entretien et de grosses réparations. En conséquence, les charges étant imputées par nature au compte de résultat et, d'autre part, les transferts de charges n'étant pas autorisés entre charges d'exploitation, les comptes de maintenance locative n'incluent normalement aucun coût de régie d'entretien. Or, l'évaluation des travaux de maintenance réalisés par le service interne d'entretien est importante :  pour faire apparaître l'effort global de maintenance, somme des prestations externes et de la valorisation des travaux réalisés en interne par l'entreprise Hlm  pour justifier la reprise sur la provision pour gros entretien. Une annexe relative à la maintenance du patrimoine locatif permet de mettre en évidence les dépenses de maintenance engagées par l’entreprise Hlm au-delà des charges externes d’entretien directement fournies par les postes comptables relatifs à l’entretien et aux réparations. Une première partie de cette annexe vise à connaître l’effort de maintenance éventuellement effectué en interne, au travers d’une régie ou par d’autres personnels (gardiens par exemples). Cette première partie de l’annexe a pour objet de ventiler le coût total de la régie :  en entretien et réparations courants, récupérables et non récupérables  en gros entretien, récupérable et non récupérable  en travaux immobilisés (réhabilitation, remplacements de composants… menés sur la parc locatif)  en "divers non affectables", incluant les charges liées aux bâtiments administratifs, aux immeubles non-propriété de l'entreprise Hlm (copropriétés…). Le coût total de la régie est constitué par la somme des consommations, des rémunérations, des charges sociales et fiscales, des amortissements et des frais généraux analytiquement et directement affectables au service d'entretien, au personnel d'entretien ou encore à la régie d'entretien. Schéma . : Les travaux en régie Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm TOTAL DES CHARGES COÛTS nature des coûts Consommations Rémunérations et charges sociales et fiscales Amortissements et frais généraux TOTAUX à AFFECTATIONS MAINTENANCE LOCATIVE EN REGIE entretien courant gros entretien TRAVAUX IMMOBILISES montant montant montant montant récupéré non récupéré récupéré non récupéré DIVERS Seuls l'entretien courant non récupérable sur biens immobiliers locatifs réalisé en régie et le gros entretien non récupérable sur biens immobiliers locatifs réalisé en régie viennent majorer l'effort global de maintenance. Seuls le gros entretien sur biens immobiliers réalisé en régie peut faire l'objet d'une reprise sur la provision pour gros entretien. Une seconde partie de cette annexe présente le total des charges non récupérables de maintenance du patrimoine locatif qui permet d’appréhender l’effort global de maintenance de l’entreprise Hlm. Cet effort global de maintenance est obtenu en additionnant :  les postes comptables d’entretien et réparations  les travaux en « régie »  la part d’entretien enregistrée au poste de sous-traitance générale relative aux travaux liés à l’exploitation (contrat d’entretien notamment). Schéma . : Les charges non récupérables de maintenance du patrimoine locatif NATURE MONTANT Entretien et réparations courants sur biens immobiliers locatifs Charges relatives à l'exploitation : part assimilable à de l'entretien courant locatif Entretien courant réalisé en régie Total entretien courant total Dépenses de gros entretien sur biens immobiliers locatifs Charges relatives à l'exploitation : part assimilable à du gros entretien locatif Gros entretien réalisé en régie Total gros entretien TOTAL Charges non récupérables de maintenance du patrimoine locatif total total + Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Enfin, la dernière partie de cette annexe conduit tout naturellement à évaluer l’impact global de l’effort de maintenance de l’entreprise Hlm sur son résultat d’exploitation en tenant compte, outre de la dotation aux provisions pour gros entretien et des reprises sur provisions pour gros entretien, des subventions encaissées au cours de l’exercice pour travaux d’entretien. Schéma . : Impact global de la maintenance sur le résultat d’exploitation Entretien courant de l'exercice A Gros entretien de l'exercice Gros entretien – Subventions pour travaux d'entretien – Reprises sur provisions pour gros entretien B Dotation aux provisions pour gros entretien C CHARGE NETTE TOTALE (A + B + C) .. Le financement global de la maintenance locative L'entretien et les réparations courants sur biens immobiliers, majorés des travaux faits en régie, doivent être financés par les loyers et ne peuvent en aucun cas être étalés, ni couverts par une reprise sur la provision pour gros entretien. Les dépenses de gros entretien sur biens immobiliers sont une charge courante d'exploitation. Les charges de gros entretien, majorées du gros entretien fait en régie, sont donc couvertes par des produits normaux d'exploitation, c'est à dire les loyers, les subventions reçues à cet effet et par une reprise sur la provision pour gros entretien inscrite au passif du bilan. En aucun cas les charges de gros entretien ne peuvent être étalées. Le schéma suivant présente les différentes modalités de financement de la maintenance locative en fonction de la typologie de la maintenance. Les autres relations entre le bilan et le compte de résultat Hlm Schéma . : Financement de la maintenance locative charges produits entretien et réparations courants entretien et réparations courants sur biens immobiliers loyers EC effectué en régie charges gros entretien produits subventions d'exploitation pour travaux gros entretien sur biens immobiliers GE effectué en régie reprise sur provision pour gros entretien loyers

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