Les fiches de situation financière et comptable

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Les fiches de situation financière et comptable
La structure des fiches de situation financière et comptable
La typologie des fiches de situation financière et comptable
L’état d’avancement des opérations
Les cas particuliers
La nature des opérations
Les principes de mise en œuvre

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Description

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Informations complémentaires

extrait

.. Les fiches de situation financière et comptable Les fiches de situation financière et comptable constituent l’ossature de la comptabilité budgétaire des investissements immobiliers locatifs. Autrement dit, l’existence d’une comptabilité de programme dans une entreprise Hlm est matérialisée par la tenue continue et en temps réel des fiches de situation financière et comptable. Ces fiches de situation financière et comptable ont été instituées par la circulaire du février . Elles constituent une méthode simple et adaptée pour suivre le déroulement d’une opération d’investissement immobilier locatif (construction, acquisitionamélioration, remplacement de composants…) de sa naissance (études préliminaires, achat du terrain, ordre de service de travaux, achat de l’immeuble à réhabiliter…) à sa clôture (livraison, achèvement des travaux). Cette méthode permet de présenter une image budgétaire, analytique et historique principalement des constructions locatives d’une entreprise Hlm et de leurs financements et accessoirement des bâtiments administratifs et des réserves foncières. La méthode développée ci-dessous est parfois un peu plus large que celle présentée dans les Instructions Comptables des Offices et SA d’Hlm. Néanmoins, le lecteur retrouvera le cadre de travail définit par sa propre Instruction Comptable, version . Les fiches de situation financière et comptable ont tout d’abord pour objet d'enregistrer chronologiquement, non seulement pour chaque programme d'investissement locatif, mais aussi pour les bâtiments administratifs et accessoirement les réserves foncières :  en premier lieu les dépenses préliminaires qui ont été réalisées, même si celles-ci ne donnent pas lieu ultérieurement à une opération de construction locative  ensuite les prévisions en matière de prix de revient et de financements établies et actualisées lors du montage et en cours de vie de l’opération  et enfin la réalisation de l’opération, de l'ordre de service de travaux à la clôture administrative. Les opérations d’investissement locatif concernent précisément les constructions neuves, les additions et les remplacements de composants, les Voir le paragraphe . ci-dessus. acquisitions de logements existants, les acquisitions-amélioration de logements… Document de synthèse, la fiche de situation financière et comptable regroupe nécessairement les informations provenant de l’ensemble des fonctions de l’entreprise Hlm :  renseignements techniques en matière de prix de revient, prévisionnel initial et actualisé  renseignements financiers en matière de contractualisation et de réalisation d'emprunts et de notification et d'encaissement des subventions  renseignements comptables en matière de comptabilisation des factures des fournisseurs d’investissements  renseignements juridiques en matière d’appels d’offres, de foncier, d’actes d’acquisition… En second lieu, les fiches de situation financière et comptable ont pour finalité de mesurer le besoin de ressources internes – les fonds propres – nécessaires, notamment, au financement des investissements locatif et au développement du patrimoine de l’entreprise Hlm. Enfin, les fiches de situation financière et comptable permettent de mesurer, pour chaque opération, les flux de dépenses et de financement restant à intervenir sur les opérations engagées, permettant d’analyser les incidences, à court et moyen terme, qu’auront globalement ces flux sur les équilibres de la structure financière de l’entreprise Hlm, entre autres les écarts au niveau du bilan juridique entre les ressources longues et les emplois longs et le niveau de la trésorerie. Pour parfaitement atteindre ces trois objectifs prioritaires, la comptabilité de programme et les fiches de situation financière et comptables doivent être tenues de façon continue, impliquer toute l’organisation comptable, financière, juridique et technique de l’entreprise Hlm mais aussi un contrôle interne rigoureux. C’est à cette seule condition qu’il sera possible d’évaluer, avec un minimum d’incertitude, la surface financière de l’entreprise Hlm. .. La structure des fiches de situation financière et comptable La fiche de situation financière et comptable repose schématiquement sur l'enregistrement d'informations dans ensembles élémentaires d’emplois et de ressources, servis différemment en fonction du stade d’évolution atteint par l’opération (préliminaire, prévision ou réalisation de l’opération). Le schéma ci-dessous présente la structure simplifiée d’une fiche de situation financière et comptable construite et structurée autour de deux axes :  un premier axe, constituant ensembles élémentaires, relatif aux prévisions actualisées d’investissements (emplois) et de financements (ressources) : il s’agit des colonnes à du tableau . ci-dessous  un second axe, constituant autres ensembles élémentaires, relatif à la situation financière de l’opération qui traite de l’évolution des emplois (dépenses comptabilisées) et des ressources (financements obtenus ou encaissés) au cours de sa réalisation : il s’agit des colonnes à du tableau ci-dessous. Tableau . : Structure de la fiche de situation financière et comptable PREVISIONS ACTUALISEES EMPLOIS RESSOURCES Investissements Financements Prix de revient Besoin / Fonds Emprunts Subventions total propres (–) EMPLOIS Investissements SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées Au niveau des prévisions actualisées, on trouve à la fois :  les prévisions actualisées d’investissements concernant le prix de revient de l’opération – emplois – : il s'agit des prévisions actualisées tout le long de la réalisation de l’opération (colonne ). Ces prévisions ont généralement pour origine les services techniques de maîtrise d'ouvrage. Il faut souligner que les renseignements concernant les prévisions initiales ont été supprimés avec la nouvelle instruction comptable . Néanmoins, ces prévisions sont d’abord constituées par le prix de revient prévisionnel initial, actualisé autant de fois que nécessaire au cours du déroulement du chantier. La numérotation des colonnes de la fiche présentée en Tableau . ne correspond pas exactement à la numérotation des colonnes des fiches de situation financière et comptable de l’instruction comptable . La correspondance est la suivante : – pour les prévisions actualisées : les colonnes , et du Tableau . renvoient respectivement aux colonnes , , et des fiches – pour la situation financière : les colonnes , , , et du Tableau . renvoient respectivement aux colonnes , , , et des fiches.  les prévisions actualisées de financements de l’investissement ressources – : il s'agit ici encore des prévisions actualisées tout au long de la réalisation de l’opération. Il s’agit des financements escomptés soit par les services techniques, soit par le service financier, suivant le schéma d'organisation de l'entreprise. Ces prévisions de financements comprennent à la fois les emprunts (principaux et complémentaires confondus en colonnes ), les subventions d’investissement (colonne ) et les fonds propres ou encore besoins de ressources internes (colonne ). Les besoins de ressources internes – fonds propres mobilisés ou à mobiliser dans l’opération d’investissement – sont le résultat de la différence entre le prix de revient actualisé de l’opération (colonne ) et les financements externes actualisés (emprunts de la colonne et subventions d’investissement de la colonne ), d’où colonne = colonne – (colonne + colonne ). Ici encore, le besoin de ressources internes est d’abord initial, puis actualisé au fur et à mesure de l’actualisation du prix de revient prévisionnel et/ou des financements externes prévisionnels. Au niveau de la réalisation de l’opération, on distingue :  En ce qui concerne les emplois, les dépenses comptabilisées (colonne ) regroupent les situations de travaux et factures émises par les fournisseurs d’investissements et comptabilisées par l’entreprise Hlm. Ce sont ces dépenses comptabilisées qui sont inscrites à l’actif du bilan et dont il conviendra par la suite de contrôler la cohérence. Ces dépenses comptabilisées sont en général postérieures aux engagements de dépenses qui regroupent le montant des actes engageant l'entreprise Hlm tels que signatures de compromis de vente, actes d'acquisition de terrain, marchés, avenants… Les services techniques mais aussi les services juridiques sont généralement à l'origine de ces informations. Ces engagements de dépenses ont été aussi supprimés avec la nouvelle instruction comptable .  En ce qui concerne les ressources, les financements obtenus dans le cadre de la réalisation de l’opération, c’est-à-dire les emprunts contractés principaux et complémentaires – (colonne ) et les subventions pour lesquelles des décisions d’octroi ont notifiées (colonne ). Ici, le service financier ou le service comptable sont la source de ces informations. Les financements obtenus sont suivis de l’encaissement des fonds, c’est à dire les ressources (emprunts et subventions) effectivement entrées en trésorerie (colonnes et ). Les services financiers et comptables sont généralement les seuls à détenir l’information. Ce sont ces encaissements que l’on retrouve inscris au passif du bilan et dont il conviendra aussi de contrôler par la suite la cohérence. Outre les éléments constitutifs de l’opération (nom de l’opération, adresse, nombre et types de logements, dates des étapes administratives importantes – date de l’ordre de service, date de la déclaration d’achèvement des travaux ou date de livraison, date de cession du bien, date d’achèvement de la démolition -…), on peut associer d’autres informations à la structure de la fiche présentée au tableau . ci-dessus concernant les restes à réaliser :  dépenses à comptabiliser, appréhendées ici comme la différence algébrique entre le prix de revient prévisionnel actualisé (colonne ) et les dépenses comptabilisées (colonne )  emprunts à contracter, différence entre le montant prévisionnel actualisé des emprunts (colonne ) et les emprunts contractés (colonne )  subventions à obtenir, différence entre le montant prévisionnel actualisé des subventions d’investissement (colonne ) et les subventions notifiées (colonne )  emprunts contractés à encaisser, différence entre les emprunts contractés (colonne ) et les emprunts encaissés (colonne )  subventions notifiées à encaisser, différence entre les subventions notifiées (colonne ) et les subventions encaissées (colonne ). Ces restes à réaliser permettent dans l’ensemble d’analyser les incidences, à court et moyen terme, qu’auront globalement ces flux sur les équilibres de la structure financière de l’entreprise Hlm, entre autres les écarts entre les ressources longues et les emplois longs et le niveau de la trésorerie Enfin, de façon extracomptable, on peut aussi suivre la situation de trésorerie appréhendée ici comme la différence algébrique entre les fonds encaissés (emprunts de la colonne et subventions de la colonne ) et les dépenses comptabilisées de la colonne . .. La typologie des fiches de situation financière et comptable Colonne des fiches de l’état récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable de la comptabilité de programme des états réglementaires. Colonne des fiches de l’état récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable de la comptabilité de programme des états réglementaires. Colonne des fiches de l’état récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable de la comptabilité de programme des états réglementaires. Colonne des fiches de l’état récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable de la comptabilité de programme des états réglementaires. Colonne des fiches de l’état récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable de la comptabilité de programme des états réglementaires. Il ne s’agit pas ici d’une situation de trésorerie à proprement parlé puisque l’on considère les dépenses comptabilisées et non décaissées. Pour plus de précision, il faudrait aussi indiquer dans les fiches de situation financière et comptable les dépenses réglées. Pour clore la présentation sommaire des fiches de situation financière et comptable, notons qu'il existe types de fiches de situation financière et comptable :  Les fiches individuelles d’opérations, ouvertes pour chaque opération d’investissement, permettant le suivi exhaustif de l’investissement et de son financement. Tout investissement assorti de financements externes doit faire l’objet d’une fiche d’opération spécifique. À contrario, il est admis, pour les interventions en remplacement ou addition de composants réalisés sans financements externes, qu’une seule fiche puisse regrouper, par groupe immobilier, toutes les interventions annuelles engagées. Le fonctionnement des fiches individuelles sera détaillé au paragraphe . ci-après. Les fiches individuelles des opérations de vente, de démolition et de sortie de composants sont tenues en NEGATIF.  Les fiches récapitulatives, établies à intervalles réguliers, à partir des fiches individuelles d’opérations, regroupent les opérations de même nature ayant atteint le même stade d’avancement. Ces fiches sont établies par report des totaux des fiches individuelles. Les fiches récapitulatives obligatoires à tenir concernent : o les opérations locatives terminées soldées – constructions o les opérations locatives terminées soldées – additions et remplacements de composants o les opérations locatives terminées non soldées – constructions o les opérations locatives terminées non soldées – additions et remplacements de composants o les opérations locatives en cours – constructions o les opérations locatives en cours – additions et remplacements de composants o les opérations locatives préliminaires qui seront subdivisées en opérations locatives préliminaires – constructions et opérations locatives préliminaires – et additions et remplacements de composants o les réserves foncières Fiche de situation financière et comptable des États V – Comptabilité de programmes des états financiers des organismes d’Hlm. Il s’agit des dépenses de première catégorie définies dans le règlement CRC n° – du décembre et rappelées dans l’annexe E « rappel des dispositions comptables » de l’avis CNC n° – du juin . Fiche de situation financière et comptable des États V – Comptabilité de programmes des états financiers des organismes d’Hlm. o les modifications de financements sur opérations soldées et au besoin subdivisées en opérations soldées – constructions et en opérations soldées – et aditions et remplacements de composants. Les fiches récapitulatives des opérations d’additions et de remplacements de composants pourront être déclinées entre les interventions assorties de financements externes (emprunts et subventions) et celles qui sont totalement autofinancées, étant rappelé que pour ces dernières, il est admis que chaque fiche individuelle d’opération puisse regrouper l’ensemble des travaux réalisés dans l’année sur un immeuble. S’ajoutent à ces fiches récapitulatives, pour assurer un suivi les sorties d’actif et leurs financements correspondants, la tenue en NEGATIF des fiches récapitulatives suivantes : o opérations de ventes o opérations de démolition o opérations de sortie de composants.  La fiche récapitulative générale qui apporte une vision d’ensemble des divers stades d’avancement du patrimoine par nature d’opérations. Cette fiche globale distingue : o les stades d’avancement : terminé soldé, terminé non soldé, en cours, préliminaire, réserves foncières, bâtiments et installations administratifs o la nature des opérations : constructions, acquisitionsaméliorations, acquisitions, additions et remplacements de composants, sorties d’actifs (cessions, démolitions, composants sortis). Les fiches récapitulatives doivent pouvoir être établies à tout moment mais seul le récapitulatif général des fiches de situation financière et comptable doit obligatoirement être annexé aux comptes financiers. Tableau . : Le classement des fiches de situation financière et comptable Fiche de situation financière et comptable des États V – Comptabilité de programmes des états financiers des organismes d’Hlm. NATURE DES OPERATIONS construction neuve acquisition amélioration acquisition addition et bâtiments remplacement administratifs de composants STADE D'AVANCEMENT DE L'OPERATION Réserve foncière Opération préliminaire Opération en cours Opération terminée non soldée Opération terminée soldée Ventes locatives Démolition locative Composants sortis Modifications de financements sur opérations soldées … L’état d’avancement des opérations En matière d’état ou de stade d’avancement, il est recommandé de distinguer les étapes chronologiques suivantes :  les réserves foncières et les dépenses préliminaires rattachées à une opération pour laquelle un ordre de service de travaux n’a pas encore été donné à la date d’arrêté de la fiche. Les réserves foncières ne précédent pas nécessairement les dépenses préliminaires, notamment pour ce qui concerne les opérations d’acquisition, d’acquisition-amélioration ou d’addition / remplacement de composants. Il s’agira de recenser toutes les dépenses préliminaires et les coûts d’acquisition de terrains, mais aussi les éventuels financements afférents déjà contractés, effectués en vue d’opérations identifiées pour lesquelles un ordre de service de travaux n’a pas encore été donné.  les opérations en cours de réalisation pour lesquelles, à la date d’arrêté de la fiche, un ordre de service de travaux a été donné et qui ne sont pas encore achevées à cette date.  les opérations terminées mais non soldées, pour lesquelles les travaux sont achevés mais dont le prix de revient définitif n’est pas encore totalement arrêté (révisions de prix…) ou les financements ne sont pas encore totalement contractés ou encaissés (emprunts et subventions).  les opérations soldées, c’est-à-dire les opérations pour lesquelles le prix de revient et le financement sont en principe définitivement arrêtés ; les dépenses sont donc totalement comptabilisées, les financements totalement contractés et encaissés et les fonds propres définitivement affectés. … Les cas particuliers En principe, les composantes de prix de revient et de financement d’une opération soldée ne sont plus modifiables. Cette position de principe est néanmoins difficile à tenir face aux événements qui peuvent survenir au cours de la vie de l’opération, tels que :  les sorties d’actif : o la vente partielle ou totale de l’opération locative o la démolition partielle ou totale de l’opération locative o les sorties de composants  les modifications affectant les financements d’origine. Les sorties d’actif (démolition, vente, composants remplacés) et les modifications de financement sur les opérations soldées doivent nécessairement faire l’objet de déductions au niveau des fiches de situation financière et comptable au travers de fiches spécifiques NEGATIVES. L’avantage de tenir ces fiches en négatif consiste précisément à ne pas avoir à modifier les fiches d’opérations soldées concernées au gré des sorties d’actif ou au gré d’éventuelles ventes successives de logements. La tenue de ces fiches en négatif favorise donc ainsi le suivi historique des événements et interventions par programme d’habitations.  Les ventes de logements, voire de locaux annexes, constituent souvent une difficulté pour l’exploitation des fiches de situation financière et comptable. Dans le passé, la fiche de l’opération faisant l’objet d’une cession partielle était modifiée, au niveau de l’investissement et, si besoin, au niveau des financements. En cas de cession totale, la fiche pouvait même être supprimée. Bien que parfaitement compatible avec la situation du bilan, cette procédure présentait l’inconvénient de perdre une bonne partie de la traçabilité de l’information. En effet, les logements vendus disparaissent, certes comptablement, financièrement et physiquement, mais aussi historiquement. La solution préconisée aujourd’hui consiste, sans avoir à modifier les fiches de programme qui font apparaître la situation primitive, d’ouvrir une fiche d’opération – le plus souvent récapitulative si le rythme de vente n’est pas élevé – des logements vendus qui serait tenue en NEGATIF. L’ouverture de cette fiche spécifique en NEGATIF est particulièrement souhaitable lorsque le programme n’est pas vendu en totalité ou lorsque les S’ajoute à l’utilisation obligatoire de fiches négatives la suppression, à compter de l’exercice , du code d’affectation d’emprunt . relatif aux composants sortis. Les montants affectés au code . sont intégrés dans le code analytique .. emprunts ne sont pas totalement remboursés. Eventuellement, lorsqu’un programme locatif est totalement vendu, il pourra être procédé à l’annulation de la fiche d’opération primitive – sous peine de perdre l’historique patrimonial – au plus tôt un an après la sortie totale du bien de l’entreprise Hlm. Les montants portés sur ces fiches doivent être systématiquement NEGATIFS puisqu’ils correspondent à des diminutions d’actif (investissements) et de passif (financements). Un montant négatif sera porté dans toutes les colonnes de prévisions actualisées (colonnes à du tableau . ci-dessus) et de situation financière (colonnes à du même tableau) pour lesquelles figure un montant dans la fiche primitive. Les ventes partielles donneront lieu, sur les fiches de situation financière et comptable, à une déduction des financements généralement calculée selon la méthode proportionnelle. Autrement dit, les emprunts seront retraités dans les fiches négatives aux colonnes , et du tableau . ci-dessus à proportion des de la valeur brute des sorties d’immeubles rapportée à la valeur brute de l’ensemble immobilier avant sortie. La cohérence entre les fiches de situation financière et comptable et l’état récapitulatif des emprunts est assurée grâce au reclassement des emprunts au passif sous le code « . : Opérations locatives démolies ou cédées ».  En ce qui concerne les démolitions de logements, le raisonnement est exactement le même que pour celui des ventes de logements, notamment au niveau des prévisions actualisées et de la situation financière. Le traitement des subventions à déduire des fiches de situation financière et comptable pour les démolitions partielles est identique à celui des sorties partielles d’immeuble pour remplacements de composants.  En ce qui concerne les sorties d’immeubles pour remplacements de composants, ici encore les montants portés sont NEGATIFS et correspondent à des diminutions d’investissement (valeur brute du composant) et de financement (emprunts et subventions). Le montant des subventions à déduire des fiches de situation financière et comptable sera fonction de la ventilation comptable adoptée par l’entreprise Hlm pour les subventions : ainsi, si les subventions relatives aux éléments amortissables ont été comptablement affectées au composant « structure », une sortie affectant un autre composant n’impliquera aucune réduction de subvention en comptabilité comme en fiche de situation financière et comptable. Voir le paragraphe … de « LA GESTION FINANCIERE DES ENTREPRISES DE LOGEMENT SOCIAL – la comptabilisation des investissements par composants », page . Voir le paragraphe .. de « LA GESTION FINANCIERE DES ENTREPRISES DE LOGEMENT SOCIAL – la comptabilisation des investissements par composants », page . En ce qui concerne les emprunts, aucun retraitement n’est à effectuer dans les fiches négatives : les colonnes , et du tableau . ci-dessus ne doivent pas être renseignées dans les fiches négatives.  Des modifications de financements, multiples et importantes, peuvent intervenir tout au long de la durée de vie de l’investissement locatif telle que la transformation d’emprunts en subvention par exemple. La tenue de ces fiches, en NEGATIF, permet d’éviter les écarts entre d’une part les fiches de situation financière et comptable et, d’autre part, l’état récapitulatif des dettes financières et l’état des subventions. En cas de transformation d’emprunt en subvention, le montant concerné sera porté dans la fiche « modifications de financements sur opérations soldées » en positif dans les colonnes relatives aux subventions (colonnes , et du tableau .) et en négatif dans les colonnes emprunts (colonnes , et ). En cas de substitution d’emprunt, c’est à dire de remboursement anticipé d’un emprunt locatif avec substitution d’un nouvel emprunt, si le montant substitutif est égal au montant substitué (le capital restant dû remboursé est identique au capital emprunté du nouvel emprunt), il n’y a pas lieu, à notre avis d’un point de vue financier, de modifier les fiches de situation financière et comptable. Cette substitution d’emprunt pourra cependant être mentionnée dans une colonne « observations » créée à cet usage, notamment si le montant substitutif est différent du montant substitué remboursé par anticipation. Néanmoins, il est possible d’abonder une fiche « modifications de financements sur opérations soldées : substitution d’emprunt » pour conserver la traçabilité de cette opération de substitution d’emprunt. En cas de remboursements anticipés d’emprunts locatifs sans refinancement, il n’y a pas lieu de retraiter les fiches de situation financière et comptable ni de modifier les fonds propres affectés à ces opérations. Ces remboursements anticipés peuvent être signalés dans une colonne « observations » créée à cet usage afin, ici encore, d’en conserver la traçabilité. … La nature des opérations En matière de nature d’opérations, il est recommandé de distinguer :  les opérations de construction neuve locative  les opérations d’acquisition-amélioration locative  les opérations d’acquisition locative  les opérations d’additions ou remplacements de composants sur le patrimoine locatif existant  les réserves foncières  les sorties d’actif (cessions, démolition et composants sortis)  les bâtiments et installations administratifs (isolés du secteur locatif de l’entreprise Hlm). Il peut être parfois opportun de créer d’autres subdivisions en cas de besoin : locaux commerciaux, foyers, résidences étudiants, résidences sociales, voire opérations de défiscalisation dans les départements de l’outre-mer… … Les principes de mise en œuvre La mise en œuvre d’une comptabilité budgétaire des investissements immobiliers nécessite l’informatisation des fiches de situation financière et comptable permettant une gestion en temps réel des opérations de maîtrise d'ouvrage. Cette informatisation doit reposer, au minimum, sur deux principes de base :  le principe d’unicité de la saisie de l’information : par exemple, les marchés et les situations de travaux associées aux marchés devraient être saisis au niveau de la gestion des marchés proprement dite elle-même en lien avec la comptabilité générale et déversés dans la comptabilité de programme ; ceci offre le double avantage de minimiser les erreurs de saisie et de réduire les temps de saisie des informations.  le principe de traçabilité de l’information qui permet de « pister » l’information. Ainsi, par exemple, le règlement d’une situation de travaux devrait permettre de remonter à la situation comptabilisée, au marché de travaux, au prix de revient prévisionnel de l’opération, à l’opération d’investissement, mais aussi au fournisseur, aux conditions de règlement associées au fournisseur…

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