Le fonctionnement des fiches de situation financière et comptable

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Le fonctionnement des fiches de situation financière et comptable
Les dépenses préliminaires à une opération de construction
Les prévisions initiales et actualisées
Les prévisions initiales
Les prévisions actualisées
La réalisation de l’opération
Les financements contractés et encaissés
Les dépenses comptabilisées
La situation des restes à réaliser et de la trésorerie
L’équilibre des fiches de situation financière et comptable
L’équilibre des dépenses préliminaires
L’équilibre des opérations en cours et terminées non soldées
L’équilibre des opérations soldées

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Description

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Informations complémentaires

extrait

. Le fonctionnement des fiches de situation financière et comptable Ouverte pour chaque opération d'investissement, une fiche individuelle de situation financière et comptable est destinée à enregistrer successivement :  les dépenses préliminaires préalables à l'ordre de service de travaux  puis les prévisions élaborées lors du montage de l’opération proprement dite et actualisées au cours de la réalisation de l’opération  et enfin la réalisation de l’opération qui débute avec l’ordre de service de travaux. .. Les dépenses préliminaires à une opération de construction Il s'agit exclusivement des premières dépenses relatives aux études préliminaires et des dépenses portant sur le coût d'acquisition des terrains et d’études de terrains, de sondages, ainsi que les éventuels financements déjà contractés, en vue d’opérations pour lesquelles aucun ordre de service de travaux n’a encore été donné à la date d’arrêté de la fiche. Sont donc exclues toutes dépenses relatives à l’opération de construction proprement dite pour laquelle un ordre de service aurait été donné. Sont aussi exclues toutes prévisions de prix de revient et de financement sur l’opération de construction elle-même. En conséquence, seule la colonne « dépenses comptabilisées » – colonne du tableau . ci-dessous – devrait être mouvementée si aucun financement à long terme n’est contracté. Mais rien n’interdit que des financements, le plus souvent des emprunts, soient mobilisés pour financer temporairement, totalement ou partiellement, ces dépenses préliminaires. Ils doivent alors être associés à la fiche et les colonnes « emprunts contractés » et « emprunts encaissés » du tableau . ci-dessous sont mouvementées. Plus rarement, des subventions d’investissement peuvent être notifiées (colonne ) et encaissées (colonne ). En aucun cas les frais financiers courus jusqu’à l’ordre de service ne peuvent être constitutifs du prix de revient de l’opération. Ils sont directement comptabilisés en charges financières du compte de résultat. Tableau . : Les dépenses préliminaires (colonnes activées) PREVISIONS ACTUALISEES EMPLOIS RESSOURCES Financements Investissements Prix de revient Besoin / Fonds Emprunts Subventions total propres (–) EMPLOIS Investissements SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées X X X X X La fiche de dépenses préliminaires peut être :  soit annulée en cas d'abandon du projet  soit arrêtée au moment de la mise au point des prévisions initiales. En cas d’abandon du projet, si aucune acquisition foncière n’a été réalisée, les dépenses comptabilisées sont imputées en charges exceptionnelles et la fiche annulée (mais peut être éventuellement conservée pour mémoire). Si le projet est abandonné et si une acquisition foncière a été réalisée, la fiche reste en préliminaire, à l’actif du bilan, tant que le terrain demeure la propriété de l’entreprise Hlm et donc inscrit à l’actif. L’acquisition foncière peut être éventuellement dépréciée si un risque de perte de valeur apparaît. Les dépenses associées au terrain peuvent être imputées en charges exceptionnelles ou dépréciées. En cas de réalisation du projet, les opérations préliminaires ne figurent plus que pour mémoire dans la mesure où la réalisation de l’opération reprendra ces éléments. Si les dépenses préliminaires concernent plusieurs programmes de construction, alors celles-ci sont réparties sur ces programmes en fonction de clés de répartition propres aux opérations. .. Les prévisions initiales et actualisées … Les prévisions initiales En premier lieu, c’est la phase de définition du prix de revient prévisionnel initial de l’investissement locatif et de son plan de financement initial, élaborée lors du montage de l’opération et arrêtée soit par le Conseil d’Administration ou le Conseil de Surveillance, soit au moment de l’ordre de service de travaux ou soit au moment du dépôt du dossier de financement auprès de l’Administration ou du prêteur principal, qui prévaut. Tableau . : Les prévisions (colonnes activées) PREVISIONS ACTUALISEES EMPLOIS RESSOURCES Financements Investissements Prix de revient Besoin / Fonds Emprunts Subventions total propres (–) X EMPLOIS Investissements X X X SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées Le prix de revient prévisionnel initial de l’investissement, colonne « Prix de revient total » comprend l’ensemble des coûts, toutes taxes comprises, y compris les prévisions de coûts internes et les frais financiers à immobiliser de l’ordre de service à la livraison de l’opération. Cette estimation doit prendre en compte, en cas de besoin, les incidences fiscales de l’application du mécanisme de la livraison à soi-même (LASM). Pour mémoire, rappelons que la LASM est « une sorte de fiction, inventée par la loi, pour taxer des opérations qui, normalement, n’y sont pas soumises ». Avec ce mécanisme fiscal, les entreprises Hlm doivent, pour les besoins de la TVA, se « vendre » à elles-mêmes les immeubles neufs construits, taxer ces ventes et ainsi soumette à la TVA la totalité du prix de revient (y compris les primes d’assurance, les taxes d’urbanisme, les frais financiers… qui ne sont pas soumis à la TVA) des immeubles neufs construits par elles. Mais pour les entreprises Hlm, la LASM permet également de passer du taux normal de TVA au taux réduit de TVA : en effet, grâce à ce mécanisme, les entreprises Hlm sont autorisées à récupérer de la TVA au taux normal supportée sur les travaux de construction afin de payer, en lieu et place, une TVA à taux réduit sur la totalité du prix de revient, y compris sur les achats qui n’y étaient pas soumis. Dans le secteur Hlm, les livraisons à soi-même s’exercent sur les immeubles neufs mais aussi sur certains travaux sur les logements existants. Lors de la définition du prix de revient prévisionnel initial, il s’agira bien évidemment de ne pas ignorer les dépenses préliminaires qui ont été déjà engagées. Voir « Les secrets de la LASM » – Actualités Habitat n° du novembre . Pages et . Les financements prévisionnels initiaux correspondent aux financements escomptés par le maître d’ouvrage. Ils comprennent à la fois les financements externes (emprunts principaux et complémentaires – colonne du tableau . ci-dessus – et subventions d’investissement – colonne -) et les financements internes à l’entreprise Hlm (besoins ou fonds propres – colonne -). Les prévisions d’emprunts incluent, si besoin, les intérêts intercalaires à capitaliser (intérêts à consolider), mêmes s'ils ne sont pas immobilisés en totalité. Comparé au prix de revient prévisionnel initial, les financements externes initiaux escomptés (emprunts principaux et complémentaires, subventions d’investissement) vont donc déterminer le besoin prévisionnel initial de ressources internes nécessaire au financement de cette opération. Ce besoin est calculé par différence entre le prix de revient prévisionnel initial et les financements prévisionnels initiaux externes : colonne = colonne – (colonne + colonne ) Ce besoin correspond à la part d’investissement prévisionnel initial à couvrir par l’entreprise Hlm sur ses ressources internes. Il s’agit donc de fonds propres à mobiliser dans l’opération d’investissement qui traduisent le prélèvement prévisible qui aura lieu sur la trésorerie à l’instant où l’opération sera soldée. Le montant des fonds propres peut éventuellement être négatif en cas d’excédent de financements externes inhérents à la consolidation de la part des intérêts intercalaires des emprunts non immobilisés. Il s’agit là d’un simple surfinancement artificiel qu’il s’agira d’expliquer au cours de la phase de réalisation de l’opération. Nécessairement, le total initial des financements prévisionnels doit être égal, algébriquement, au prix de revient initial prévisionnel de l’opération : colonne + colonne + colonne = colonne … Les prévisions actualisées Au fur et à mesure du déroulement de l’opération, les prévisions initiales seront affinées en cas de besoin en fonction des évolutions, événements et informations qui interviennent jusqu’à ce que l’opération soit soldée. L’intérêt des prévisions initiales réside précisément dans la mesure des écarts avec les prévisions actualisées ultérieures et par conséquent dans la mesure du degré de fiabilité des prévisions de l’entreprise Hlm. En fonction de l’évolution de l’opération, ces prévisions seront donc actualisées dans le temps en utilisant les mêmes colonnes , , et du tableau . ci-dessus. On assiste donc à un ajustement permanent des conditions prévisionnelles de l’investissement et de son financement. Il s'agit d'enregistrer les actes et les montants des modifications entraînant une révision des prévisions initiales, qu'il s'agisse :  d'actes nouveaux ayant valeur certaine (avenants signés, engagements de dépenses supplémentaires, financements non prévus…)  d'estimations de dépassements découlant des conditions d’exécution des contrats passés (actualisation, révisions de prix…). Tout engagement de dépenses nouveau entraîne par conséquent un rajustement des prévisions initiales d’investissements (colonne du tableau . ci-dessus) et des financements prévisionnels initiaux (colonnes , et du tableau .), l'objectif de ces prévisions actualisées étant de connaître de la manière la plus précise possible et en temps réel le prix de revient et le financement le plus définitif possible de l’opération. Bien évidemment, le total actualisé des financements prévisionnels (colonne + colonne + colonne ) doit être identique au prix de revient prévisionnel actualisé de l’opération (colonne ). Comparé au prix de revient prévisionnel actualisé (colonne ), les financements externes escomptés (emprunts principaux et complémentaires, subventions colonne + colonne ) vont donc déterminer le besoin prévisionnel actualisé de fonds propres (colonne ) nécessaire au financement de cette opération. Ces fonds propres sont ici encore calculés par différence entre le prix de revient prévisionnel actualisé et les financements prévisionnels actualisés externes : colonne = colonne – (colonne + colonne ) Ces fonds propres correspondent bien à la part d’investissement prévisionnel actualisé à couvrir par l’entreprise Hlm sur ses ressources internes et par sa trésorerie. .. La réalisation de l’opération Cette troisième phase opérationnelle décrit, après avoir repris les opérations préliminaires, le déroulement de l’opération sous le double plan :  des financements externes contractés, puis encaissés  des dépenses comptabilisées. Tableau . : La réalisation de l’opération (colonnes activées) PREVISIONS ACTUALISEES EMPLOIS RESSOURCES Investissements Financements Besoin / Fonds Prix de revient Emprunts Subventions total propres (–) X EMPLOIS Investissements X X X SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées X X X X X … Les financements contractés et encaissés Ne figurent en financements contractés que les financements réellement engagés – et non plus simplement escomptés -, c’est-à-dire :  les emprunts, principaux et complémentaires, effectivement contractés pour lesquels un contrat d'attribution de prêt a été signé (colonne du tableau . ci-dessus) ; ces montants devraient correspondre aux ouvertures de crédit figurant en « financement définitif », colonne de l’état récapitulatif des emprunts  les subventions pour lesquelles une décision d'octroi a été notifiée (colonne du tableau . ci-dessus) par la partie versante ou une décision d'affectation a été prise s'il s'agit de subventions déjà reçues mais non affectées à cette opération ; les montants devront correspondre à ceux enregistrés au passif du bilan. Ces financements externes engagés donnent ensuite lieu à encaissements : on parle alors de réalisation d’emprunts (les encaissements de la colonne ) et de subventions encaissées (colonne ). Au niveau des emprunts réalisés, sont aussi compris les préfinancements et les avances dont les contrats de prêt prévoient la consolidation. Le montant des emprunts devra correspondre à ceux portés en « réalisation d’emprunts définitifs », colonne de l’état récapitulatif des emprunts. Les financements d'attente constituent une source provisoire et à court terme de financement, un relais de trésorerie. Ce sont généralement des financementsrelais (avance de trésorerie d'une collectivité, emprunts bancaires à court terme…). La comptabilité de programme ne prévoit pas la gestion directe de ces financements d’attente puisqu’il s’agit là d’une opération de trésorerie à court terme. Néanmoins, même si cela n’est plus prévu, il est utile d’en suivre l’affectation par opération, ne serait-ce que pour comptabiliser les frais financiers à immobiliser. Ces financements d’attente peuvent être portés dans une colonne « Financements d’attente – observations » créée à cet usage. … Les dépenses comptabilisées Après reprise des dépenses préliminaires figurant en tête de fiche, suivent à ce niveau les dépenses comptabilisées (colonne du tableau . ci-dessus) induits par les engagements de dépenses : situations de travaux, factures… émises par les fournisseurs, qu’elles aient ou non donné lieu à règlement. Leur enregistrement suit les mêmes principes que pour les comptes d’actif immobilisé du bilan. En conséquence, pour les opérations soumises à la livraison à soi-même (LASM) non livrées à la date d’arrêté des fiches, les dépenses incluent la TVA au taux réduit. Sont aussi compris dans les dépenses comptabilisées les frais financiers immobilisés et notamment la part des intérêts de préfinancement immobilisés. Ces dépenses comptabilisées sont postérieures à tous les engagements contractuels qui interviennent au cours du déroulement de l’opération d'investissement : signatures de compromis de vente, actes d'acquisition de terrain, signatures de marchés, d'avenants aux marchés, de lettres de commande, de conventions d’honoraires… … La situation des restes à réaliser et de la trésorerie Les restes à réaliser comprennent indicateurs qui ont un rapport direct avec la trésorerie de l’opération d’investissement proprement dite et donc avec la situation globale de trésorerie de l’entreprise Hlm. Ces restes à réaliser sont présentés au tableau . ci-après. Il s’agit :  des dépenses qui restent à comptabiliser, appréhendées ici comme la différence algébrique entre le prix de revient prévisionnel actualisé (colonne ) et les dépenses comptabilisées (colonne ) Après avoir été présentés au paragraphe .. « la structure des fiches de situation financière et comptable », ces « restes à réaliser » seront de nouveau exposés au paragraphe .. « Le suivi de la situation financière » sous la notion de « soldes disponibles » en mettant l’accent sur leur utilité par rapport à l’analyse financière.  des emprunts qui restent à contracter, différence entre le montant prévisionnel actualisé des emprunts (colonne ) et les emprunts contractés (colonne )  des subventions qui restent à obtenir, différence entre le montant prévisionnel actualisé des subventions d’investissement (colonne ) et les subventions notifiées (colonne )  des emprunts contractés qui restent à encaisser, différence entre les emprunts contractés (colonne ) et les emprunts encaissés (colonne )  des subventions notifiées qui restent à encaisser, différence entre les subventions notifiées (colonne ) et les subventions encaissées (colonne ). Les premiers indicateurs indiquent un besoin à moyen terme de trésorerie de l’opération tandis que les derniers indicateurs indiquent un besoin immédiat de trésorerie. Lorsque l’opération est soldée, ces indicateurs sont nécessairement à zéro. Le tableau suivant explicite les restes à réaliser en les rapprochant de la fiche du tableau . ci-dessus. Tableau . : Les restes à réaliser PREVISIONS ACTUALISEES EMPLOIS RESSOURCES Investissements Financements Prix de revient Besoin / Fonds Emprunts Subventions total propres (–) EMPLOIS Investissements SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées EMPLOIS Investissements Reste à comptabiliser sur prévisions actualisées SITUATION FINANCIERE RESSOURCES Financements Emprunts restant à Subventions restant Emprunts contractés restant à encaisser contracter à obtenir Subventions notifiées restant à encaisser (-) (-) (-) (-) (-) Ces restes à réaliser permettent dans l’ensemble d’analyser les incidences, à court et moyen terme, qu’auront globalement ces flux sur les équilibres de la structure financière de l’entreprise Hlm, et notamment le niveau de la trésorerie. La situation de trésorerie dont il est question dans les fiches de situation financière et comptable concerne les fonds encaissés et les dépenses comptabilisées. Les fonds encaissés sont enregistrés en détail au moment de la perception des fonds, qu’il s’agisse :  des emprunts réalisés  des subventions encaissées. Sont également considérés comme fonds encaissés les subventions déjà encaissées antérieurement mais faisant l'objet d'une décision d'affectation en fin d’opération et la valeur des terrains éventuellement portée en subventions. Le montant des dépenses comptabilisées correspond aux factures comptabilisées à l’actif du bilan, y compris la valeur des terrains éventuellement portée en subventions. Au sens strict de la comptabilité de programme, la situation de trésorerie constitue donc à un moment donné le reflet de flux d’encaissements (colonne + colonne ) et de facturations (colonne ) – donnant lieu ultérieurement à décaissement – de l’opération d’investissement. Néanmoins la situation réelle de trésorerie de l’opération peut être différente si l’on tient compte des financements-relais ou d'attente encaissés temporairement et des décaissements au lieu de la comptabilisation des factures. .. L’équilibre des fiches de situation financière et comptable … L’équilibre des dépenses préliminaires Lorsqu’il s’agit de réserves foncières et de dépenses préliminaires, généralement, seule la colonne de dépenses comptabilisées (colonne du tableau . ci-dessus) est servie. Plus rarement, des emprunts – hors empruntsrelais – peuvent être contractés et réalisés (colonnes et ) et des subventions notifiées et encaissées (colonnes et ). La situation de trésorerie est, en conséquence, généralement négative par différence entre les financements externes encaissés (colonnes + ) et les dépenses comptabilisées (colonne ). … L’équilibre des opérations en cours et terminées non soldées Lorsque les opérations sont en cours de réalisation ou terminées non soldées, un certain nombre d’équilibres fondamentaux de la fiche de situation financière et comptable doivent être respectés. Au niveau des prévisions actualisées, on doit observer à tout moment l’égalité suivante : prévision d’investissement = prévision d’emprunts + prévision subventions + prévision de fonds propres Autrement dit, si l’on se réfère au tableau . ci-dessus, on doit constater l’égalité suivante : colonne = colonne + colonne + colonne Au niveau de la réalisation de l’opération (tableau . ci-dessus), il faut souligner les systèmes d’équilibres suivants :  les prévisions d’investissements actualisées (colonne ) doivent être nécessairement supérieures ou égales aux dépenses comptabilisées (colonne ) : ≥ prévision actualisée d’investissement dépenses comptabilisées  les prévisions actualisées d’emprunts (colonne ) doivent être nécessairement supérieures ou égales aux emprunts contractés (colonne ) qui elles-mêmes sont supérieures ou égales aux emprunts encaissés (colonne ) : prévision actualisée d’emprunts emprunts contractés ≥ ≥ emprunts contractés emprunts encaissés  les prévisions actualisées de subventions (colonne ) doivent être nécessairement supérieures ou égales aux subventions notifiées (colonne ) qui elles-mêmes sont supérieures ou égales aux subventions encaissées (colonne ) : prévision actualisée de subventions subventions notifiées ≥ ≥ subventions notifiées subventions encaissées … L’équilibre des opérations soldées Par définition, une opération soldée vérifie l’égalité entre les investissements et les financements. C’est ainsi que l’on constate nécessairement le système d’équations suivant en référence au tableau . ci-dessus : prévision actualisée d’investissement = dépenses comptabilisées colonne = colonne prévision actualisée d’emprunts = emprunts contractés = emprunts encaissés colonne = colonne = colonne prévision actualisée de subventions = subventions notifiées = subventions encaissées colonne = colonne = colonne Il ressort de ce système d’équations que : dépenses comptabilisées = emprunts contractés + subventions notifiées + fonds propres colonne = colonne + colonne + colonne soit encore : dépenses comptabilisées = emprunts encaissés + subventions encaissées + fonds propres colonne = colonne + colonne + colonne Enfin, les restes à réaliser sont nuls :  dépenses à comptabiliser =  emprunts à contracter =  subventions à obtenir, =  emprunts à encaisser =  subventions à encaisser =

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