États de rapprochement entre le bilan et la comptabilité de programme

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États de rapprochement entre le bilan et la comptabilité de programme
Le contrôle des dépenses comptabilisées
Le contrôle des financements externes
Le contrôle des emprunts
Le contrôle des subventions d’investissement

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Description

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Informations complémentaires

extrait

.. États de rapprochement entre le bilan et la comptabilité de programme Pour que la comptabilité budgétaire des investissements immobiliers devienne un outil efficace d’information, de gestion et d'analyse financière fiable et indiscutable, il convient d'assurer régulièrement la concordance des montants inscrits au bilan avec ceux figurant sur les fiches récapitulatives de situation financière et comptable et, tout naturellement aussi, avec ceux inscrits dans les annexes (tableau récapitulatif des emprunts notamment). Pour que les données fournies par les fiches soient fiables, transparentes et compréhensibles, ce rapprochement doit nécessairement être opéré au moins annuellement, en fin d'exercice lors de l’établissement du bilan, respectivement pour l'ensemble des opérations soldées, terminées non soldées et en cours, pour les opérations préliminaires, les réserves foncières, les bâtiments administratifs et enfin les additions et renouvellements de composants. Ce rapprochement des fiches avec la comptabilité générale et avec l’état récapitulatif des emprunts du passif du bilan doit être, au mieux, opéré mensuellement ou trimestriellement suivant la taille et le rythme de développement de l’entreprise Hlm. Ce rapprochement, présenté au schéma . ci-après, concerne trois postes fondamentaux de la fiche de situation financière et comptable :  les dépenses comptabilisées, c'est-à-dire les situations de travaux et factures reçues de la fiche de situation financière et comptable (colonne du tableau . ci-dessus) avec l’actif du bilan (immobilisations incorporelles et corporelles)  les emprunts contractés de la fiche de situation financière et comptable (colonne du tableau .) avec les ouvertures de crédit de l’état récapitulatif des emprunts et les emprunts encaissés ou encore réalisés (colonne du tableau .) avec les réalisations de l’état récapitulatif des emprunts  les subventions notifiées (colonne du tableau .) avec le passif du bilan et le tableau de classement des subventions d’investissement par destination. Les totaux des fiches de situation financière et comptable devraient être rigoureusement identiques à ceux du bilan. Si une différence apparaît, elle doit être recensée et analysée de façon la plus explicite et la plus transparente possible et conduire à une mise à jour des états de rapprochement et des documents d’analyse. Voir « LA GESTION FINANCIERE DES ENTREPRISES DE LOGEMENT SOCIAL – la comptabilisation des investissements par composants », tableau . page . Cette procédure de rapprochement constitue donc un moyen de fiabilisation et de contrôle interne, en amont de la publication des états financiers. Ainsi, en identifiant d’éventuelles anomalies, elle permet de remédier à celles-ci pour la finalisation des documents (état des emprunts et fiches de situation financière et comptable) à diffuser aux tiers par l’entreprise Hlm. Au final, les états de rapprochement ainsi renseignés sur la base des documents présentés ci-dessous ne devraient donc, à long terme, ne plus faire état d’aucune anomalie. Les principes généraux du rapprochement fiches/comptabilité sont présentés cidessous à partir de la situation financière des fiches. Il faut mentionner que seul l’état récapitulatif des emprunts n’est pas représenté ci-dessus bien qu’il fasse partie intégrante du rapprochement. Schéma . : Principes du rapprochement de la comptabilité de programme avec le bilan SI TUATION FI NANCI ERE RESSOURCES Financements obtenus ou réalisés EMPLOIS Investissements Dépenses comptabilisées Emprunts contractés Emprunts encaissés Subventions notifiées Subventions encaissées contrôle des investissem ents contrôle des emprunts contrôle des subventions ACTIF PASSIF immobilisations incorporelles capitaux propres subventions provisions risques & immobilisations corporelles emprunts im m obilisations financières stocks créances dettes fournisseurs investissement & exploitation trésorerie SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT m ontants bruts quotes-parts virées au résultat m ontants nets = – Réserves foncières Opérations locatives – (crédit relais – avances) Opérations locatives – financem ents définitifs yc sorties de composants Opérations locatives – opérations démolies ou cédées Accession à la propriété (financement de stock immobilier) Accession à la propriété (gestion de prêts) Opérations d'aménageur Structure (administratif, équipements…) Non affectées Total L’Instruction Comptable de des bailleurs sociaux prévoit deux états normalisés de rapprochement :  le contrôle des dépenses comptabilisées (fiche n° )  le contrôle des emprunts et le contrôle des subventions (fiche n° ). .. Le contrôle des dépenses comptabilisées Ce contrôle peut être effectué en euros ou en milliers d’euros. Il consiste tout d’abord à recenser, au niveau de la comptabilité des investissements immobiliers – fiche récapitulative, les dépenses comptabilisées (colonne du tableau . ci-dessus) des opérations locatives (réserves foncières, dépenses préliminaires, opérations en cours, terminées non soldées et soldées) ainsi que celles des bâtiments administratifs (y compris leurs agencements et aménagements). Ces dépenses totales recensées au niveau de la fiche récapitulative sont bien évidemment minorées des dépenses des opérations vendues et démolies ainsi que des composants sortis. Elles comprennent les additions et remplacements de composants. Ce contrôle consiste ensuite à recenser, au niveau de l’actif du bilan, les dépenses comptabilisées relatives aux investissements locatifs et aux bâtiments administratifs. On fera pour cela référence à la colonne « montant brut » de l’actif du bilan, hors amortissements et dépréciations. Ce contrôle est nécessairement global car à l’actif, les opérations en cours peuvent éventuellement concerner la construction de bâtiments et installations administratifs. Le schéma suivant récapitule le contrôle à effectuer sur les dépenses comptabilisées. Tableau . : Contrôle des dépenses comptabilisées FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE Fiche récapitulative – Dépenses comptabilisées (colonne ) Libellés montants Réserves foncières & dépenses préliminaires Bâtiments et installations administratifs + + + + Total des dépenses comptabilisées dans les fiches = Opérations locatives en cours Opérations locatives terminées non soldées Opérations locatives soldées Total ACTIF DU BILAN Montant brut Libellés Baux emphytéotiques, à construction et à réhabilitation, usufruit locatif social et immobilisations incorporelles diverses Immobilisations incorporelles en cours, avances et acomptes Terrains nus Terrains aménagés, loués et bâtis Agencements et aménagements de terrains Constructions locatives Constructions locatives sur sol d'autrui Bâtiments et installations administratifs Terrains en cours Constructions et autres immobilisations corporelles en cours Avances et acomptes versés Total des dépenses comptabilisées à l'actif montants + + + + + + + + + + = Total ANALYSE DES ÉCARTS ENTRE LES FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE ET L'ACTIF DU BILAN Total – Total = Montant brut des dépenses non comptabilisées à l'actif ——————————————————————————————Total des dépenses non comptabilisées à l'actif + + + + Montant des dépenses non comptabilisées dans les fiches ——————————————————————————————Total des dépenses non comptabilisées dans les fiches – La troisième partie de l’état de contrôle concernant l’analyse des écarts de dépenses comptabilisées consiste à indiquer dans lequel des deux états se situe l’anomalie (fiches de situation financière et comptable ou actif du bilan). Les explications d’écarts doivent être les plus transparentes et explicites possibles. Par exemple, l’explication devra indiquer sur quelle opération ou sur quel type d’opération (terminées, en cours…) se situe l’anomalie. .. Le contrôle des financements externes Le contrôle des financements externes peut aussi être effectué en euros ou en milliers d’euros, dans la même unité de mesure que celle retenue pour le contrôle des dépenses comptabilisées. Ce contrôle concerne les emprunts et les subventions. … Le contrôle des emprunts Au niveau des emprunts, le contrôle consiste tout d’abord à recenser, au niveau de la comptabilité des investissements immobiliers – fiche récapitulative, les emprunts contractés (colonne du tableau . ci-dessus) puis les emprunts réalisés ou encaissés (colonne du tableau .) des opérations locatives (réserves foncières, dépenses préliminaires, opérations en cours, terminées non soldées et soldées) ainsi que ceux des bâtiments administratifs (y compris leurs agencements et aménagements). Ces emprunts sont également minorés des emprunts affectés en négatif des sorties d’actif (opérations vendues, démolies et remplacement de composants) et des modifications de financement (transformation d’emprunt en subvention, substitution d’emprunt). Ce contrôle consiste ensuite à recenser, au niveau de l’état récapitulatif des emprunts – rapproché lui-même avec le passif du bilan -, les montants totaux des ouvertures de crédit (colonne ) et les montants réalisés (colonne ) des emprunts relatifs aux réserves foncières, aux investissements locatifs et aux bâtiments administratifs. Rappelons que les emprunts ayant servis à financer les immobilisations locatives et les bâtiments administratifs continuent à figurer au passif du bilan jusqu’à leur complet remboursement et demeurent dans l’état des emprunts tant que subsiste une contrepartie à l’actif. Enfin, seuls les immeubles partiellement démolis ou vendus doivent faire l’objet dans les fiches de situation financière et comptable d’un retraitement au prorata de la sortie correspondante d’actif. En revanche, les sorties de composants à l’occasion de travaux n’entraînent pas de retraitement des emprunts ayant financés l’immeuble concerné à l’origine. Le schéma suivant récapitule le contrôle à effectuer sur les emprunts. Tableau . : Contrôle des emprunts FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE Fiche récapitulative – Emprunts (colonnes et ) Libellés Réserves foncières & dépenses préliminaires montants contractés montants encaissés Bâtiments et installations administratifs + + + + Total des emprunts des fiches = Opérations locatives en cours Opérations locatives terminées non soldées Opérations locatives soldées + + + + Total PASSIF DU BILAN – ÉTAT RÉCAPITULATIF DES EMPRUNTS Montant brut Libellés montants contractés Réserves foncières Opérations locatives (financements définitifs y compris + composants sortis) Bâtiments et installations administratifs + Total des emprunts au passif = = Total bis montants réalisés + + Total = Total bis ANALYSE DES ÉCARTS ENTRE LES FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE ET LE PASSIF DU BILAN (Total – Total ) et (Total bis – Total bis) = = + + + + + + + + – – Montant brut des emprunts non comptabilisés au passif ——————————————————————————————Total des emprunts non comptabilisés au passif Montant des emprunts non comptabilisés dans les fiches ——————————————————————————————Total des emprunts non comptabilisés dans les fiches L’analyse des écarts du tableau ci-dessus consiste à indiquer dans lequel des deux états se situe l’anomalie (fiches de situation financière et comptable ou état récapitulatif des emprunts). … Le contrôle des subventions d’investissement Le contrôle des subventions consiste tout d’abord à recenser, au niveau de la comptabilité des investissements immobiliers – fiche récapitulative, les subventions notifiées (colonne du tableau . ci-dessus) et les subventions encaissées (colonne du tableau .) des opérations locatives (réserves foncières, dépenses préliminaires, opérations en cours, terminées non soldées et soldées) ainsi qu’éventuellement celles des bâtiments administratifs (y compris leurs agencements et aménagements). Ce contrôle consiste ensuite à recenser, au niveau du passif du bilan, le montant total des subventions comptabilisées. En principe, la lecture est directe au passif : il s’agit du compte « subventions d’investissement », montant brut en ce qui concerne les subventions notifiées. Néanmoins, à ce compte de passif, toutes les destinations sont confondues. Il est donc particulièrement pertinent de rapprocher seulement les subventions finançant les réserves foncières, les opérations locatives (financements définitifs) et les bâtiments administratifs en s’aidant du tableau de classement des subventions d’investissement par destination. Tout écart, bien qu’il soit à expliquer, ne constitue donc pas nécessairement une anomalie dans la mesure où le compte de subventions au passif du bilan est susceptible d’accueillir des subventions absentes des fiches de situation financière et comptable (subventions non affectées, subventions accession…). L’analyse des écarts doit donc être en cohérence avec le tableau de classement des subventions d’investissement par destination. Le rapprochement avec les subventions encaissées est réalisé à partir des subventions brutes inscrites au passif, minorées des subventions d’investissement à encaisser inscrites en compte à l’actif du bilan (État – subventions à recevoir). Le schéma suivant récapitule le contrôle à effectuer sur les subventions. Tableau . : Contrôle des subventions FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE Fiche récapitulative – Subventions (colonnes et ) Libellés Réserves foncières & dépenses préliminaires montants notifiés Bâtiments et installations administratifs + + + + Total des subventions des fiches = Opérations locatives en cours Opérations locatives terminées non soldées Opérations locatives soldées montants encaissés + + + + Total = Total bis PASSIF DU BILAN Montant brut Libellés montants notifiés montants encaissés Compte (montant brut) – subventions d'investissement à encaisser Total des subventions du passif = Total = Total bis ANALYSE DES ÉCARTS ENTRE LES FICHES DE SITUATION FINANCIÈRE ET COMPTABLE ET L'ACTIF DU BILAN (Total – Total ) et (Total bis – Total bis) = = + + + + + + + + – – Montant brut des subventions non comptabilisées au passif ——————————————————————————————Total des subventions non comptabilisées au passif Montant des subventions non comptabilisées dans les fiches ——————————————————————————————Total des subventions non comptabilisées dans les fiches Voir « LA GESTION FINANCIERE DES ENTREPRISES DE LOGEMENT SOCIAL – la comptabilisation des investissements par composants », tableau . page . Des écarts peuvent exister, au sein de la comptabilité de programme entre les subventions notifiées (colonne du tableau .) et les subventions encaissées (colonne du tableau .). Cet écart est alors normalement constitué par les subventions d’investissement à encaisser inscrites en compte de tiers à l’actif (compte : Etat – subventions à recevoir). L’analyse des écarts du tableau ci-dessus consiste à indiquer dans lequel des deux états se situe l’anomalie (fiches de situation financière et comptable ou passif du bilan).

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